Que va t’il se passer ?
Pour que vos messages soient acheminés jusqu’à PowerMail, vous devez obligatoirement redéfinir votre paramètrage MX en utilisant le nom du serveur de PowerMail, comme expliqué sur cette page.
La modification du MX, c’est à dire la modification de l’hébergeur mail associé à votre domaine, prendra effet progressivement, compte tenu du fonctionnement du système DNS lui-même dans lequel la propagation des nouveaux paramètres dépend de la réactivité des autres serveurs qui copient l’information.
Des messages peuvent commencer à arriver chez PowerMail, et d’autres peuvent continuer à arriver sur les anciens serveurs de messagerie, pendant plusieurs heures après la modification du MX.
Dans tous les cas, aucun message n’est perdu : lorsque quelqu’un vous écrira un message, il sera soit acheminé vers votre ancien prestataire, soit vers PowerMail, selon la fraicheur des informations dont dispose son propre serveur de messagerie.
De votre côté, vos postes informatiques étant actuellement configurés pour aller chercher les messages chez votre ancien prestataire, vous devrez reconfigurer ces postes avec les nouveaux paramètres de connexion (sauf si vous avez suivi cette procédure).
Comment basculer instantanément ma messagerie d’un hébergeur à l’autre en évitant le temps de propagation DNS ?
Il est possible de minimiser le temps de propagation DNS de manière à ce que la modification de la valeur du champ MX soit prise en compte quasiment instantanément.
Pour cela, il faut d’abord baisser la valeur du TTL du champ MX (ou si ce n’est pas possible, de l’ensemble de la zone DNS). Habituellement le TTL est fixé à 3600 secondes (1 heure) ou 86400 secondes (24 heures). Baissez le par exemple à 60 secondes.
Une fois cette modification effectuée, attendez que la modification du TTL se soit propagée (attendez pendant une durée au moins équivalente à l’ancienne valeur du TTL).
Vous pouvez alors modifier la valeur du champ MX, les autres serveurs DNS ne garderont l’ancienne valeur en cache que pendant 60 secondes, et ainsi la modification d’hébergeur sera quasiment instantanée et le temps de propagation DNS quasiment annulé.
Pensez ensuite à remettre une valeur plus élevée pour le TTL.
Comment migrer progressivement des centaines de postes grâce à la redirection MX ?
La redirection MX vous permet d’effectuer la migration de manière progressive et sans contrainte.
Cette technique est pertinente uniquement dans le cas où vous souhaitez étaler la migration de vos boites mails sur plusieurs semaines, en passant au fur et à mesure sur chaque poste informatique pour y changer les réglages.
Voici la marche à suivre :
1) Ajoutez votre nom de domaine sur votre espace PowerMail.
2) Créez une boite mail nommée redirection@societe.fr (remplacez ‘societe.fr’ par votre nom de domaine réel)
3) Sur la page de gestion de cette boite mail, cliquez sur Redirection MX puis activez la redirection en indiquant le serveur de messagerie MX de votre ancien prestataire (ex: mx3.ovh.net ou mx.1and1.fr). Attention à ne pas confondre serveur MX et serveur de courrier entrant, bien que parfois il puisse s’agir du même serveur.
4) Sur la page de gestion de votre domaine, cliquez sur Adresse catch-all puis définissez la boite mail que vous venez de créer comme étant l’adresse catch-all.
Ainsi tous les messages adressés à xxxx@societe.fr seront pris en charge par la boite mail redirection@societe.fr de votre compte PowerMail, et ainsi retransmis en copie vers votre ancien hébergeur.
5) Effectuez la modification de vos paramètres DNS et du champ MX de votre nom de domaine.
Les messages qui vous sont adressés vont petit à petit commencer à transiter par les serveurs de PowerMail avant d’arriver chez votre ancien hébergeur mail.
6) Attendez 24 à 48h que ces nouveaux paramètres se soient propagés.
Désormais, tous les messages entrants arrivent sur PowerMail qui les retransmet à votre ancien hébergeur.
Votre messagerie continuera à fonctionner normalement pendant cette période.
7) Recréez vos boites mails une par une sur votre espace PowerMail en cliquant sur le bouton Créer une boite mail situé dans le menu latéral.
Immédiatement après chaque création de boite, rendez vous sur le poste informatique concerné ou sur le terminal mobile (iPhone, BlackBerry …), et mettez à jour les paramètres de connexion à la messagerie à l’aide des informations obtenues en cliquant sur l’icône Paramètres POP/SMTP de la page de gestion de votre boite mail.
Attention à bien mettre à jour à la fois les paramètres de courrier entrant (POP ou IMAP) et les paramètres de courrier sortant (SMTP).
Il ne doit plus y avoir mention des serveurs de votre ancien hébergeur mail, ni de votre fournisseur d’accès à Internet.
Une fois la boite créée, elle n’est plus prise en charge par l’adresse catch-all, et donc n’est plus retransmise vers votre ancien hébergeur.
Les mails entrants sont directement stockés sur votre toute nouvelle boite PowerMail, puis récupérés par votre terminal informatique.
8) Une fois la migration de toutes les boites mail effectuées, plus aucun message ne devrait arriver chez votre ancien prestataire.
Vous pouvez supprimer la boite mail redirection@societe.fr.
L’opération est terminée.
Remarques :
- Pendant l’opération de recréation des boites, si un utilisateur dont la boite n’a pas encore été migrée envoie un message à un utilisateur dont la boite à, elle, été migrée, il est possible que ce message parvienne pas à destination dans le cas où le serveur SMTP utilisé est celui de votre hébergeur (et non de votre FAI) et que ce serveur SMTP se délivre le message à lui même en ignorant l’information donnée par le champ MX du nom de domaine.
- Vous pouvez également utiliser l’Assistant de migration disponible sur la page de gestion de votre domaine pour recréer toutes les boites en une seule opération, mais dans ce cas, vos utilisateurs ne recevront plus aucun nouveau message tant que leurs terminaux informatiques n’auront pas été reconfigurés.
Sinon, pour limiter les perturbations si vous n’utilisez pas la redirection MX, vous pouvez aussi :
– effectuer la modification du MX la veille d’un weekend, ou en soirée,
– ou attendre de ne plus recevoir aucun message de vos contacts dans vos logiciels de messagerie avant de les mettre à jour avec les nouveaux paramètres (changement de serveurs entrant et sortant, et éventuellement d’identifiants),
– ou mettre à jour immédiatement ces paramètres sur vos ordinateurs, et vous connecter régulièrement sur le webmail de votre ancien hébergeur mail pour vérifier la présence d’éventuels derniers messages,